ZAPYTANIE OFERTOWE

na świadczenie usług informatycznych

W imieniu Polskiej Filharmonii Sinfonia Baltica im. Wojciecha Kilara zwracam się z zapytaniem ofertowym o wycenę usług.

1. Zamawiający: Polska Filharmonia Sinfonia Baltica im. Wojciecha Kilara ul. Jana Pawła II 3,
   76-200 Słupsk, NIP: 839-00-29-782.
2. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi w zakresie obsługi informatycznej dla Polskiej Filharmonii Sinfonia Baltica im. Wojciecha Kilara.

Zakres usługi obejmuje:

1. utworzenie i aktualizowanie dokumentacji fizycznej, sieciowej, komputerowej,
2. wydzielenie zasobów energetycznych tylko do urządzeń IT (nanieść na dokumentację techniczną),
3. utworzenie i aktualizowanie dokumentacji zawierającej schemat i elementy infrastruktury sieci oraz niezbędnych informacji dotyczących kontaktów w razie awarii,
4. bieżące wykonywanie niezbędnych aktualizacji systemów operacyjnych,
5. bieżące wykonywanie niezbędnych aktualizacji programów antywirusowych,
6. bieżące włączenie niezbędnych zabezpieczeń uwierzytelniania na jednostkach sprzętowych,
7. wykonywanie analizy zainstalowanych programów na jednostkach sprzętowych,
8. utworzenie, wdrożenie i aktualizowanie niezbędnych procedur backupowych,
9. wykonywanie analiz i bieżące wdrażanie niezbędnych poprawek zabezpieczeń na urządzeniach sieciowych,
10. nadzór nad wprowadzanymi zmianami oraz aktualizowanie dokumentacji,
11. nadzór nad infrastrukturą sieciową i jednostkami sprzętowymi,
12. świadczenie usług doradczych w zakresie IT,
13. doradztwo w zakresie zakupu nowego sprzętu i oprogramowania,
14. naprawy, modernizacje i konserwacje sprzętu komputerowego i drukarek, konsultacje w zakresie możliwości i opłacalności jego modernizacji,
15. instalacja, instruktaż i asysta w zakresie programów finanse i księgowość, kadry i płace oraz bankowość elektroniczna z pakietu XPERTIS,
16. parametryzacja, modyfikacja, aktualizacja i konsultacje w zakresie w/w programów,
17. pomoc telefoniczna (helpdesk) w godz. 8.00-15.00 pod uzgodnionymi numerami telefonów,
18. konsultacje w zakresie programu „Płatnik,”
19. realizacja innych zadań wymaganych obowiązującymi przepisami prawa oraz zapisami wewnętrznych regulacji, takich jak Polityka Ochrony Danych (POD-01),
20. wykonywanie usług hostingowych,
21. nieprzekraczalny czas fizycznej reakcji na zgłoszenie w siedzibie Zamawiającego 30 minut,
22. raportowanie zdarzeń, stanu sieci, stacji roboczych i oprogramowania oraz wykonanych działań - raz w tygodniu na piśmie w siedzibie Zamawiającego.

3. Miejsce realizacji zamówienia:

Wykonywanie zadań informatycznych wymagających fizycznej obecności Wykonawcy realizowane będzie w siedzibie zamawiającego natomiast inne zadania, które mogą być realizowane poza siedzibą Zamawiającego wykonywane będą za pomocą dostępnych rozwiązań technologicznych, takich jak zdalny dostęp do systemów informatycznych, e-mail, telefon.

4. Cena usługi powinna uwzględniać miesięczny ryczałtowy koszt wykonania czynności wymienionych w pkt. 2.
5. Termin realizacji zamówienia: od 07 maja 2019 r.  do 07 maja 2020 r.
6. Kryterium oceny ofert:

1) cena (waga tego kryterium    70 % )

Wzór wg którego będzie przeliczana oferta:

C = (Con /Cob) x 100 pkt

gdzie:

C – liczba punktów przyznana w kryterium ceny.

Con - najniższa oferta cenowa

Cob - cena oferty badanej

100 pkt - waga kryterium

2) doświadczenie  w usługach informatycznych(waga  tego kryterium    30 % )

             3) Całkowita liczba punktów będzie sumą punktów uzyskanych w wyżej przedstawionym kryterium.

4) Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom  zaproszenia do składania ofert i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o ww. kryterium oceny ofert.

7.  Warunki udziału w postępowaniu: 

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej o ile wynika to z odrębnych warunków.

Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie.

2) W zakresie zdolności technicznej i zawodowej zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie - wykonanie co najmniej trzech usług polegających na wykonywaniu obsługi informatycznej w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia przez okres co najmniej 6 miesięcy każda. 

8. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę sporządzić należy na załączonym druku „OFERTA” (zał. nr 1 do niniejszego zapytania).

      2)   Do oferty należy dołączyć dokumenty, o których mowa w pkt. 7 tj.:

- aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert (może zostać złożony w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę).

- przypadku wskazania przez wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów, o których mowa powyżej, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych
i bezpłatnych baz danych, zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez wykonawcę oświadczenia lub dokumenty.

- na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej i zawodowej - oświadczenie wykonawcy zgodnie z załącznikiem  nr 2 do niniejszego zapytania.

3)   Ofertę sporządzić należy w języku polskim;

4. Oferta powinna być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy.

      5) Jeżeli osoba/osoby podpisująca działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej   
           treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty.

9. Miejsce złożenia i otwarcia ofert:

1) Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego:

Polska Filharmonia Sinfonia Baltica im. Wojciecha Kilara ul. Jana Pawła II 3,
76-200 Słupsk w terminie do dnia 10 maja 2019 roku do godziny13.00

2) Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do       siedziby zamawiającego.

3) Doręczenie oferty do innego miejsca niż wskazane powyżej nie jest równoznaczne ze złożeniem oferty w    sposób skuteczny. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie w przekazaniu oferty przez pocztę lub firmę kurierską.

4) Oferty złożone po terminie podanym w pkt 1 zostaną zwrócone bez ich otwierania.

5) Oferta powinna zostać zapakowana w sposób uniemożliwiający jej przypadkowe otwarcie oraz opatrzona napisem:

OFERTA:

„Wykonywanie usługi w zakresie obsługi informatycznej dla Polskiej Filharmonii
Sinfonia Baltica im. Wojciecha Kilara " 

Nie otwierać przed dniem 07 maja 2019 roku godz. 13.00

6) Poza oznaczeniami podanymi wyżej, koperta winna posiadać nazwę i adres wykonawcy, aby można było odesłać ją bez otwierania w przypadku stwierdzenia opóźnienia złożenia oferty.

        7) Otwarcie ofert odbędzie się dnia 07 maja 2019 roku o godz. 13.00 w siedzibie zamawiającego, pokój nr 33

10. Inne  istotne  postanowienia: 

 1) Umowa zostanie podpisana z Wykonawcą, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom zaproszenia do składania ofert i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o kryteria oceny ofert w siedzibie Zamawiającego w terminie ustalonym przez Zamawiającego;

2) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny;

3) Wzór umowy stanowi załącznik nr 3

4)  Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania, zamieszczając stosowne ogłoszenie w BIP Filharmonii pod adresem: https://www.bip.sinfoniabaltica.pl .

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony telefonicznie o terminie i miejscu podpisania umowy.

11. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (RODO)

Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych                    i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Filharmonia Sinfonia Baltica             im. Wojciecha Kilara z siedzibą w Słupsku przy ul. Jana Pawła II 3, e-mail: sekretariat@sinfoniabaltica.pl ;
2.  tel. 59/8424960 lub tel.690042070 reprezentowana przez Dyrektora tej Instytucji,
3. Dane kontaktowe z Inspektorem ochrony danych w Polskiej Filharmonii Sinfonia Baltica                    im. Wojciecha Kilara z siedzibą w Słupsku przy ul. Jana Pawła II 3, e-mail: iod@ kimdom.slupsk.pl ,
4.  tel. 606-788-434,
5. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywać się będzie na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej zgody ^*).
6. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach ^*):
   1. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych;
   2. realizacji umów zawartych z kontrahentami Administratora danych;
   3. w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu  określonym w treści zgody.
7. W związku z przetwarzaniem danych w celach o których mowa w pkt 4 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
   2. inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem danych przetwarzają dane osobowe.
8. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa,

10. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.
11. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych przez Administratora danych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-183 Warszawa.
12. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.
13. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.
14. Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

Słupsk, dnia 23.04.2019 r.